Herausforderung: KI-Wissen für alle, Zugriff nur für Berechtigte

Ein mittelständisches Unternehmen steckt mitten in einem unternehmensweiten Transformationsprojekt: Ablösung des ERP-Systems, neues Berechtigungskonzept, frische Aufsetzung von SharePoint und Teams. Die Organisation ist stark dokumentengetrieben und streng rollenbasiert.

Mitten in diesem Prozess stellt sich die Frage, wie KI sinnvoll andocken kann – mit einer klaren Anforderung: Alle Dokumenteninformationen sollen in die KI einfließen, abrufen darf sie aber nur, wer auch berechtigt ist. Das Wissen soll personenbezogen geteilt und nicht flächig geöffnet werden.

Die eigentliche Aufgabe

Die rollenbasierten Zugriffe lassen sich technisch klären: „Wer darf welches Wissen über KI abrufen?” Über Erfolg oder Scheitern entscheidet jedoch etwas anderes: ob die Menschen die KI annehmen, die neuen Prozesse mittragen und ihr eigenes Vorgehen anpassen. Deshalb behandeln wir das Projekt nicht als IT-Einführung, sondern als Change-Management-Aufgabe mit einem großen Anteil Wirtschaftspsychologie.

Lösung

Gemeinsam mit dem Unternehmen entwickeln wir ein KI-Betriebsmodell, das zum rollenbasierten Berechtigungskonzept passt. Die KI kennt alle Dokumenteninformationen, spielt sie aber nur der Person aus, die auch berechtigt ist. Anstatt eine fertige Lösung überzustülpen, behandeln wir das Projekt als Change-Management-Aufgabe mit einem großen Anteil Wirtschaftspsychologie und nicht als reine IT-Einführung.

Kernpunkte der Zusammenarbeit:

• Beratung im Zwei-Wochen-Rhythmus, je 1,5 Stunden Braindump-Session

• KI-Betriebsmodelle gemeinsam mit den Teams entwickeln, passend zu ihrer täglichen Arbeit.

• Rollenbasierte Zugriffsrechte klären: Wer darf welches Wissen über KI abrufen?

• Vorgehen in klaren Stufen vom Unternehmen vorgegeben: erst vollständiger Plan, dann Pilot, dann Rollout.

Fazit

Die KI wird dort wirksam, wo sie zum Berechtigungskonzept und zur Arbeitsweise der Teams passt. Weil wir über Pilot, Evaluation und Rollout hinweg im Zwei-Wochen-Rhythmus an Bord bleiben, entsteht kein Konzept für die Schublade, sondern ein Betriebsmodell, das von den Mitarbeitenden mitgetragen wird.